定需求

啟動(dòng)階段的第一件事是定需求。年會(huì)目標(biāo)是根據(jù)關(guān)鍵人物的需求而定的，“讓大家都說(shuō)好”不容易實(shí)現(xiàn)，甚至是不可能實(shí)現(xiàn)的，而且也沒(méi)有必要，我們能做到的是“讓大多數(shù)人都說(shuō)好”。如果能做到“關(guān)鍵干系人滿意，非關(guān)鍵干系人沒(méi)有不滿意”，就算是相當(dāng)成功了。

不過(guò)，如果你直接跑去問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)想要把年會(huì)辦成什么樣，那么你得到的回復(fù)常常是“大家滿意，我就滿意。”所以，你最好先了解大家的需求，問(wèn)參加年會(huì)的人“你想要什么”，然后問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)“大家要這些，您看行不行”。如果參加人數(shù)非常多，就找最有代表性的那些人，或者找各個(gè)部門的對(duì)接人。

為了方便，我們可以通過(guò)年會(huì)需求表（見(jiàn)下表）收集需求。

拿著收集來(lái)的需求再去找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，這次你一般能問(wèn)到更細(xì)致的需求，如“我希望通過(guò)年會(huì)提高員工凝聚力，預(yù)算控制在利潤(rùn)額的1%內(nèi)，在公司財(cái)年結(jié)束后盡快開(kāi)”。

不同的活動(dòng)形式可以滿足不同的需求，我們先把可選項(xiàng)都列出來(lái)，如室內(nèi)會(huì)議、室內(nèi)大型團(tuán)隊(duì)活動(dòng)、室外拓展訓(xùn)練、旅游、專場(chǎng)演出、專場(chǎng)培訓(xùn)等，再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和大家的需求篩選。

年會(huì)一般都要開(kāi)好幾個(gè)小時(shí)。如果只放松不開(kāi)會(huì)，就會(huì)造成“員工爽了、領(lǐng)導(dǎo)怒了”；如果只開(kāi)會(huì)不放松，就會(huì)造成“領(lǐng)導(dǎo)爽了、員工哭了”。因此，“會(huì)議+ 活動(dòng)”的形式往往是年會(huì)的首選，這樣可以盡量兼顧所有人的需求，辦一場(chǎng)讓大家都盡量滿意的年會(huì)。

前面做的這些工作，目的在于明確目標(biāo)，而且這個(gè)目標(biāo)不是“我們希望完成的目標(biāo)”，而是“干系人希望完成的目標(biāo)”。

定目標(biāo)

舉辦年會(huì)之前，先要確定這些事項(xiàng)：

ü 為什么要開(kāi)年會(huì)？

ü 年會(huì)的主題是什么？

ü 如何給參加年會(huì)的人留下深刻的印象？

ü 如何達(dá)到預(yù)期效果？

ü 年會(huì)要產(chǎn)生哪些可交付的成果？

如果沒(méi)有確定目標(biāo)就動(dòng)手，“成功舉辦年會(huì)”充其量只是一句口號(hào)。

正式通知

在確定由你負(fù)責(zé)項(xiàng)目之后，公司會(huì)下發(fā)正式的任命文件或通知，告知全公司你將負(fù)責(zé)這件事情。只有這樣，后續(xù)你需要某些部門或個(gè)人負(fù)責(zé)相應(yīng)工作的時(shí)候，才有據(jù)可依。

年會(huì)規(guī)模不大的話，通常不設(shè)立專門的項(xiàng)目組，秘書(shū)只是作為一個(gè)接口，負(fù)責(zé)和其他部門、其他人協(xié)調(diào)溝通，牽頭完成這個(gè)項(xiàng)目。公司規(guī)模比較大，年會(huì)參與人數(shù)也比較多的話，就需要成立專門的項(xiàng)目組來(lái)完成這件工作。

有關(guān)項(xiàng)目的一切都是你的職責(zé)范圍，大到目標(biāo)、進(jìn)度、預(yù)算，小到人員、設(shè)備、材料，都?xì)w你管。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人雖然不需要事必躬親，但要把工作分配給項(xiàng)目組成員，成員完成的工作不管好壞，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都要承擔(dān)最終的責(zé)任。

成立項(xiàng)目組

項(xiàng)目沒(méi)有那么大的話，秘書(shū)這個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就是“光桿司令”，只能起到協(xié)調(diào)引導(dǎo)的作用。就算只負(fù)責(zé)牽頭，秘書(shū)也要搞清楚各部門的對(duì)接人是誰(shuí)，不然等有事的時(shí)候都不知道應(yīng)該找誰(shuí)溝通。

如果舉辦大型活動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)安排別人配合你。這時(shí)候要注意，小組成員一定要精挑細(xì)選，寧缺毋濫。

召開(kāi)啟動(dòng)會(huì)

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)就像足球運(yùn)動(dòng)中的開(kāi)球，目的是告知球員、教練和觀眾，這場(chǎng)比賽開(kāi)始了。

在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上要做幾件事：正式宣布年會(huì)項(xiàng)目啟動(dòng)，告知相關(guān)部門和人員，記錄項(xiàng)目初衷和主要目標(biāo)。

因?yàn)檫@是該項(xiàng)目的第一場(chǎng)正式會(huì)議，因此需要向參會(huì)人員介紹項(xiàng)目目標(biāo)，以確保項(xiàng)目人員對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)有清晰的認(rèn)識(shí)，大家向著同一個(gè)目標(biāo)前進(jìn)。在沒(méi)有和領(lǐng)導(dǎo)溝通之前，誰(shuí)也不知道公司更看重時(shí)間、成本和質(zhì)量中的哪一個(gè)。有的公司會(huì)把質(zhì)量放在首位，有的則更看重時(shí)間。因此，項(xiàng)目目標(biāo)的完整表述應(yīng)該是“花多少錢、用多長(zhǎng)時(shí)間、達(dá)到什么樣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、可交付成果是什么”。

在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上還要向干系人介紹里程碑事件，里程碑事件就是項(xiàng)目中重大的節(jié)點(diǎn)，如果沒(méi)有按時(shí)按質(zhì)完成，就會(huì)影響后面的工作進(jìn)度。其目的在于讓參加會(huì)議的人員知道項(xiàng)目的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、項(xiàng)目分為幾個(gè)階段及各個(gè)階段的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，什么時(shí)候應(yīng)該做什么事情。

在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上要明確項(xiàng)目組的組織結(jié)構(gòu)和角色分工，各個(gè)層級(jí)的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)，各小分隊(duì)負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)溝通的人員是誰(shuí)。明確組織結(jié)構(gòu)可以避免大家各干各的，誰(shuí)也說(shuō)服不了誰(shuí)。而且，無(wú)論是組內(nèi)還是組外，都明白什么事情應(yīng)該由誰(shuí)去找誰(shuí)溝通，避免了跨級(jí)溝通或小范圍溝通造成的信息不對(duì)稱。一般情況下，不同小組會(huì)指定一個(gè)人負(fù)責(zé)與其他小組溝通。這樣做的好處在于可以保證團(tuán)隊(duì)意見(jiàn)的一致性和唯一性。在團(tuán)隊(duì)之間，這個(gè)人就代表整個(gè)團(tuán)隊(duì)的聲音，減少了互相矛盾的信息在團(tuán)隊(duì)之間傳遞的可能性。

每個(gè)角色都要有清晰的職責(zé)，每個(gè)角色的職責(zé)都要在會(huì)議中做詳細(xì)的說(shuō)明。這樣做的好處在于，在項(xiàng)目初期就明確了每個(gè)人的角色和職責(zé)，方便相關(guān)人員尋找對(duì)應(yīng)的人做對(duì)應(yīng)的事情，即專人做專事。職責(zé)明確了，遇事踢皮球的情況也就可以避免了。

至此，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)成功召開(kāi)，也標(biāo)志著項(xiàng)目正式啟動(dòng)了。

在啟動(dòng)階段，我們可以做一份初版方案，不用非常詳細(xì)，列出大概的流程就可以了。先把大方向定下來(lái)，剩下的在第二階段精雕細(xì)琢。這樣一來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)心里有數(shù)，項(xiàng)目組成員做事時(shí)也不會(huì)六神無(wú)主。