集中采購的大致流程,然后再說具體的內(nèi)容。通常來說,集中采購涉及到的主體有四個(gè)。哪四個(gè)呢?集團(tuán)采購中心、分公司采購部、分公司財(cái)務(wù)部,以及供應(yīng)商。
具體一點(diǎn)來說,集中采購管理流程基本上都是,從集團(tuán)采購中心制定集中采購戰(zhàn)略跟規(guī)范開始的。在戰(zhàn)略和規(guī)范下,分公司采購部門要把分公司的年度采購計(jì)劃制訂出來。根據(jù)這個(gè)計(jì)劃,分公司的財(cái)務(wù)部門要把年度采購預(yù)算制訂出來,再上報(bào)給集團(tuán)采購中心。
當(dāng)把各個(gè)分公司的采購計(jì)劃和預(yù)算匯總以后,集團(tuán)采購中心要制定年度集中采購計(jì)劃跟預(yù)算。下一步,分公司采購部門要匯總物資采購需求,然后交到集團(tuán)采購中心進(jìn)行審批。審批通過以后,集團(tuán)采購中心要先對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查,再進(jìn)行評審,從而選擇出合格的供應(yīng)商。
一旦選擇好供應(yīng)商以后,集團(tuán)采購中心就應(yīng)該跟供應(yīng)商之間進(jìn)行合同談判了。談判結(jié)束,雙方會簽訂一份采購合同。根據(jù)合同,分公司采購部門會發(fā)出采購訂單,供應(yīng)商要做的就是接收采購訂單。根據(jù)訂單,供應(yīng)商要做好備貨跟發(fā)貨工作。
接下來就到了分公司采購部門的接貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)。在接貨驗(yàn)收環(huán)節(jié),集團(tuán)采購
中心應(yīng)該監(jiān)督分公司采購部門的工作。驗(yàn)收沒有問題以后,分公司采購部 應(yīng)以填寫和提交結(jié)算申請單。提交到哪里呢?當(dāng)然是集團(tuán)采購中心了。也就是說結(jié)算清單要提交到集團(tuán)采購中心進(jìn)行審批。審批通過以后,集團(tuán)采購中心就可以出出款單了。在這種情況下,分公司的財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)出款結(jié)算。收到款項(xiàng)以后,供應(yīng)商應(yīng)該及時(shí)開具發(fā)票。最后,集團(tuán)采購中心要把相關(guān)資料進(jìn)行存檔。到這里,整個(gè)集中采購流程也就結(jié)束了。
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